پروفرما اینویس (Proforma Invoice) یکی از اساسیترین اسناد در تجارت بینالملل است که پیش از انجام معامله نهایی بین خریدار و فروشنده صادر میشود. این سند بهنوعی نقشه راه معامله محسوب میشود و تمامی جزئیات مالی، فنی و اجرایی خرید کالا در آن درج میگردد.
در بسیاری از کشورها، از جمله ایران، بدون ارائه پروفرما اینویس معتبر، انجام فرایندهایی مانند ثبت سفارش، تخصیص ارز، گشایش اعتبار اسنادی و حتی ترخیص کالا امکانپذیر نیست.
پروفرما اینویس علاوه بر جنبه اداری، نقش مهمی در شفافسازی تعهدات طرفین معامله دارد و از بروز اختلافات احتمالی در آینده جلوگیری میکند.
اگر میخواهید پروفرما اینویس را بهصورت اصولی تنظیم کنید و وارد دنیای واقعی صادرات شوید، آموزش صادرات را از دست ندهید؛ از ثبت سفارش تا دریافت ارز و ارسال کالا، همهچیز را قدمبهقدم یاد بگیرید.
پروفرما اینویس چیست؟
پروفرما اینویس یک پیشفاکتور رسمی اما غیر قطعی است که فروشنده برای اعلام شرایط فروش کالا به خریدار صادر میکند. این سند قبل از ارسال کالا و قبل از صدور فاکتور نهایی (Commercial Invoice) ارائه میشود.
در پروفرما اینویس، فروشنده متعهد میشود که در صورت پذیرش شرایط توسط خریدار، کالا را با مشخصات و قیمت اعلامشده تحویل دهد.
نکته مهم این است که پروفرما اینویس سند حسابداری یا مالی نهایی محسوب نمیشود، اما از نظر بازرگانی و حقوقی، اهمیت بسیار بالایی دارد.
کاربرد پروفرما اینویس یا پیش فاکتور
پروفرما اینویس کاربردهای گستردهای دارد که مهمترین آنها عبارتاند از:
- مبنای ثبت سفارش در سامانههای تجاری
- استفاده برای اخذ مجوزهای وارداتی و صادراتی
- ارائه به بانک جهت گشایش اعتبار اسنادی یا حواله ارزی
- محاسبه دقیق هزینههای خرید، حمل، بیمه و گمرک
- ایجاد شفافیت در شرایط معامله پیش از عقد قرارداد
- جلوگیری از سوء تفاهم میان خریدار و فروشنده
- مستندسازی مذاکرات تجاری
در واقع، پروفرما اینویس پلی است میان مذاکره اولیه و قرارداد نهایی.
پروفرما اینویس یا پیش فاکتور شامل چه مواردی میشود؟
یک پروفرما اینویس استاندارد و قابل قبول باید شامل اطلاعات زیر باشد:
- نام و آدرس کامل فروشنده
- نام و آدرس کامل خریدار
- شماره و تاریخ صدور پروفرما
- شرح دقیق کالا (Description of Goods)
- کد HS یا تعرفه گمرکی (در صورت امکان)
- تعداد، وزن خالص و وزن ناخالص
- قیمت واحد و ارزش کل کالا
- نوع ارز معامله
- شرایط پرداخت (TT، LC، Advance Payment و…)
- شرایط تحویل کالا (بر اساس اینکوترمز)
- کشور سازنده و مبدأ کالا
- مدت اعتبار پروفرما اینویس
- زمان آمادهسازی و تحویل کالا
- امضا و مهر فروشنده
هرگونه نقص یا ابهام در این اطلاعات میتواند باعث رد پروفرما از سوی بانک یا سازمانهای دولتی شود.
دریافت مجوز از طریق پروفرما اینویس
در فرآیند واردات، اولین قدم رسمی پس از توافق اولیه، ارائه پروفرما اینویس برای دریافت مجوز ثبت سفارش است.
سازمانهای ذیربط بر اساس اطلاعات مندرج در پروفرما، موارد زیر را بررسی میکنند:
- مجاز یا ممنوع بودن واردات کالا
- تطابق کالا با مقررات فنی و استاندارد
- ارزش واقعی کالا
- نیاز به اخذ مجوزهای خاص (بهداشت، استاندارد، انرژی و…)
در صورت مغایرت اطلاعات، درخواست ثبت سفارش رد یا متوقف میشود.
تامین ارز پس از تایید پروفرما اینویس
پس از تأیید پروفرما اینویس و ثبت سفارش، واردکننده میتواند برای تامین ارز اقدام کند.
بانکها و صرافیها بر اساس اطلاعات درجشده در پروفرما، تصمیمگیری میکنند که آیا امکان پرداخت ارز وجود دارد یا خیر.
در این مرحله، مواردی مانند نوع ارز، مبلغ، شرایط پرداخت و کشور فروشنده اهمیت ویژهای دارد. هرگونه تغییر در پروفرما پس از این مرحله، فرآیند تامین ارز را با مشکل مواجه میکند.
نمونه پروفرما اینویس
نمونه پروفرما اینویس معمولاً در قالب یک سند رسمی با سربرگ شرکت فروشنده تهیه میشود.
این نمونهها اغلب بهصورت فایل Word یا PDF هستند و قابلیت ویرایش دارند.
استفاده از نمونه استاندارد باعث میشود:
- اعتبار فروشنده افزایش یابد
- فرآیند اداری سریعتر انجام شود
- احتمال رد شدن پروفرما کاهش پیدا کند
چرا باید قبل از صدور پیش فاکتور تخفیف بگیرید؟
پروفرما اینویس مبنای بسیاری از فرآیندهای رسمی است. پس از صدور آن، تغییر قیمت یا شرایط معمولاً مستلزم اصلاح ثبت سفارش و مکاتبات اداری مجدد است.
به همین دلیل، توصیه میشود قبل از نهایی شدن پروفرما:
- درباره قیمت نهایی مذاکره کنید
- تخفیفهای ممکن را دریافت کنید
- هزینه حمل و بیمه را شفافسازی کنید
این کار از افزایش هزینههای ناخواسته در آینده جلوگیری میکند.
آیا لغو فاکتور Proforma از سوی فروشنده امکانپذیر است؟
از نظر حقوقی، پروفرما اینویس قابل لغو یا اصلاح است، زیرا سند قطعی محسوب نمیشود.
اما اگر خریدار بر اساس آن اقدام به ثبت سفارش، تامین ارز یا انعقاد قرارداد کرده باشد، لغو ناگهانی میتواند باعث خسارت و حتی پیگیری حقوقی شود.
به همین دلیل، اعتبار زمانی پروفرما و شرایط لغو آن باید بهصورت شفاف مشخص شود.
نکات مهم تنظیم پروفرما اینویس
در تنظیم پروفرما اینویس به نکات زیر توجه ویژه داشته باشید:
- از درج اطلاعات غیر واقعی خودداری کنید
- قیمتها را با شرایط بازار هماهنگ کنید
- اینکوترمز مناسب انتخاب کنید
- مدت اعتبار مشخص و منطقی تعیین کنید
- اطلاعات بانکی را دقیق درج کنید
- از تطابق اطلاعات با قرارداد اطمینان حاصل کنید
پروفرما اینویس دقیق، نشاندهنده حرفهای بودن فروشنده است.
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس چیست؟
پروفرما اینویس پیش از نهایی شدن معامله صادر میشود و جنبه پیشنهادی و غیرقطعی دارد. این سند برای اعلام شرایط فروش، ثبت سفارش و تأمین ارز استفاده میشود، اما سند مالی رسمی محسوب نمیشود.
در مقابل، اینویس (Invoice) پس از انجام معامله صادر شده و فاکتور نهایی فروش است. این سند مبنای پرداخت نهایی، ثبت حسابداری و ترخیص کالا از گمرک قرار میگیرد و اعتبار قانونی کامل دارد.
تفاوت پروفرما اینویس و کوتیشن چیست؟
کوتیشن (Quotation) معمولاً در مرحله ابتدایی مذاکره صادر میشود و صرفاً شامل قیمت پیشنهادی و شرایط کلی فروش است. این سند حالت غیررسمی دارد، الزامآور نیست و ممکن است در مراحل بعدی تغییر کند. کوتیشن بیشتر برای برآورد اولیه هزینهها و مقایسه پیشنهاد فروشندگان استفاده میشود.
در مقابل، پروفرما اینویس (Proforma Invoice) سندی رسمیتر و دقیقتر است که پس از توافق اولیه صادر میشود. این سند شامل جزئیات کامل کالا، قیمت نهایی، شرایط پرداخت و تحویل بوده و مبنای امور اداری، بانکی و ثبت سفارش قرار میگیرد.
تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟
Commercial Invoice فاکتور نهایی فروش است که پس از قطعی شدن معامله و همزمان با ارسال کالا صادر میشود. این سند مبنای پرداخت نهایی، محاسبه حقوق گمرکی، ترخیص کالا و ثبت حسابداری است و از نظر گمرک و بانک اعتبار قانونی کامل دارد.
در مقابل، Proforma Invoice پیشفاکتور و سندی مقدماتی است که قبل از ارسال کالا صادر میشود و برای اعلام شرایط فروش، ثبت سفارش و تامین ارز کاربرد دارد، اما سند مالی قطعی محسوب نمیشود.
سوالات متداول پروفرما اینویس
بهصورت مستقیم خیر، اما در اختلافات تجاری نقش مهمی دارد.
خیر، در اغلب موارد ارائه آن الزامی است.
فروشنده کالا یا نماینده رسمی او.
بسته به توافق طرفین، معمولاً بین ۷ تا ۳۰ روز.
